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■帳簿の種類〜つける必要があるものは4つ
帳簿の種類はさまざまですが、「現金出納帳」、「預金出納帳」、「売上帳」、「仕入帳」の4つは最低限つける必要があります。最近の会計ソフトはほとんどこの機能がついてるので、とりあえずは会計ソフトを用意すればいいでしょう。
●大切なのは2つのルールを作ること
帳簿をつけるにあたって大切なことはルールを作り、そのルールを守ることです。ルールは2つ。1つは、「お金の流れ」、2つめは「帳簿をつける日」、この2つを決定します。
ルール1・お金の流れを決める
お金の流れを決めておかないと何がおきるか? 帳簿上はお金があるはずなのに実際はお金がない（もしくは帳簿上とのずれが大きくなる）という状況がほぼ間違いなく発生します。これでは帳簿をつける意味は半減します。それでは具体的にどうすればいいか、簡単な例をあげてみましょう。
飲食店を例にとってみましょう。
売上金は毎日全額銀行に入れます。その通帳からは通常の引き落とし（電話等）、月末の仕入の支払と給料、小口現金への引き出し以外は使わないことにします。日々の現金は小口現金から支出しましょうする（いわゆる金庫）。また、給料等の源泉所得税や雇用保険料は、給料の支払時に専用の通帳に振り替え、支払に備えます。
リール2・帳簿をつける日を決める
業種にもよりますが、日々の売上がある業種は毎日、それ以外なら一週間に一日、あるいはとか一ヶ月に一度という具合に、決めた日に必ず帳簿をつける癖をつけることが大切です。時間が空いた時に、あるいは臨機応変にというふうにしておくと、結果的には必ずといっていいほど、ほとんど帳簿をつけなくなってしまうものです。帳簿をつける日を決め、それを守ることはとても大切なことなのです。
＜用意するもの＞
(1)パソコン
(2)会計ソフト
(3)スクラップブック
(4)バインダー
・注意点
(1)基本的に会社と個人の財布は分けておく
(2)どんな小さな買い物でも必ず領収書(レシートでも可)をもらう
(3)自分への給料でも必ず通帳を通し、履歴を残しておく
(4)帳簿つけはまめにやる。(最低でも1月に1回)
■順序
(1)領収書、請求書のファイリング
(2)通帳の記帳
(3)パソコンに入力
(1)領収書、請求書のファイリング
・個人的な領収書との選別をし、スクラップブックに貼り付けていく
・飲食などは、相手先や人数等を領収書の裏に簡単でいいのでメモしておく
・請求書はバインダー等にファイリング。(取引先が増えた場合、取引先別に作ったほうがよい)
・請求書控はバインダー等にファイリング。(取引先が増えた場合、取引先別に作ったほうがよい)
(2)通帳の記帳
・通帳はまめに記帳しておく
・通帳に簡単な取引内容を書いておく
(3)パソコンに入力
a.スクラップブックから現金取引を入力
b.通帳から預金取引を入力
パソコンのソフトに、日付、勘定科目、取引金額を入力します。その他に「摘要」とういう欄があります。これは取引の簡単な説明を入れるためのもの。しかし、この作業がけっこう手間がかかってしまいます。もちろん全部の取引に摘要を入れるのが基本ですが、事業規模（売上がおおむね3千万円）が大きくなければ、基準を決めて、例えば1万円以上の金額に関して「摘要」に書き込むといった基準を設けるのもよいでしょう。実際の「摘要」に入れる言葉は、「飲食代」「パソコン代」など、簡潔なものでOKです。
＜勘定科目の使い方＞
・役員報酬 ・・・取締役の給料
・給料手当 ・・・社員の給料
・法定福利費・・・社会保険、労働保険の会社負担分
・地代家賃 ・・・事務所等の家賃
・水道光熱費・・・水道、ガス、電気代
・通信費 ・・・電話、切手代
自宅を事務所にしている場合は、面積等で按分
・旅費交通費・・・電車、タクシー、ガソリン代
・消耗品費 ・・・文房具、備品(30万円,未満)、消耗品
30万円以上の備品等は、資産として計上しなければならない
・交際費 ・・・得意先、仕入先への接待費、社員の慰安、供応
・会議費 ・・・取引先との打合代
おおむね一人あたり3,000円とされている
・福利厚生費・・・社員の慰労等
科目名は基本的に決まりはありません。この科目名以外にも自分のチェックしたい費用の項目を自分で作成してもＯＫ。ただし、役員報酬と交際費については必ず区別したほうがよいでしょう。その他まだ科目が確定してないものについては仮払金、仮受金といった科目で処理しておきます。
c.請求書等から売上・仕入を入力(請求書発行日が売上げの日となる)
売上を計上する日付は、原則としてその商品を引き渡した日になります。しかし、事業年度の途中になる場合は請求日でもかまいません。ただし、事業年度の終わりにはたとえ請求があがっていなくとも、その分は売上・仕入に計上しなくてはなりません。例えば２５日締めの会社の場合、月末までの分は計上しなくてはなりません。
小売等の現金商売の場合、売上帳を作成し、毎日入力又は記帳するようにする。
現金で売上・仕入がある場合は、この作業は比較的簡単です。しかし、それ以外の場合、一部のソフトを除き、多少簿記の知識が必要になってきます。ここで簿記の説明をすると長くなるのでいくつかのパターンだけを紹介しておきましょう。
■売上・仕入の計上
＜振替伝票を使う＞
借方 貸方 摘要
売掛金105,000 売上105,000 Ａ社当月分
借方 貸方 摘要
仕入 84,000 買掛金 84,000 B社当月分
［入金・支払］
預金出納帳からでかまわない。
相手勘定 預入 引出 摘要
売掛金 105,000 Ａ社より
買掛金 84,000 Ｂ社へ
d.その他
いくつか簿記のパターンがあります。簡単に説明しておきましょう。
＜給与支払時の源泉所得税と社会保険料等の仕訳＞
借方 貸方 摘要
給料15,000 預り金
15,000 社会保険料
給料1,000
預り金 1,000 雇用保険料
給料10,000
預り金 10,000 源泉所得税
＜社会保険料の支払＞
借方 貸方 摘要
法定福利費15,000 預金15,000 社会保険料支払
預り金 15,000 預金15,000 社会保険料支払
＜仮払金の精算＞
借方 貸方 摘要
消耗品費5,000 仮払金5,000
備品
通信費3,000 仮払金3,000 切手代
現金1,000 仮払金1,000 仮払金戻し
| 完全な決算をやろうとすると本格的な簿記の知識が欠かせません。しかし、簿記の基本は、毎月の取引を数字化し、全体を把握すること。あまり細かいことにこだわる必要はありません。継続して記帳していくことこそ大切なのです。 |
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